Kapten ska införskaffa intyg och certifikat för båten. Det som kan tänkas behövas är Nationalitetsbevis/Registreringsbevis, vilka båda kan beställas från Transportstyrelsen. Detta har dock blivit väldigt dyrt sedan Transportstyrelsen tog över registreringen från Sjöfartsverket. Istället kan kapten beställa ett certifikat som visar klubbtillhörighet, tex. i Svenska Kryssarklubben och/eller Oceanseglarklubben. Detta certifikat fungerar som Nationalitetsbevis/Registreringsbevis. Nationalitetsbevis/Registreringsbevis ska innehålla båtens namn, registreringsnummer, båttyp, längd, bredd, djup, dräktighet (vikt), tillverkningsår, motor, ägarens namn och kontaktuppgifter. Nationalitetsbevis/Registreringsbevis ska vara underskrivet av behörig myndighet. Om ägaruppgift inte finns med i Nationalitetsbevis/Registreringsbevis, så måste även ett ägarbevis införskaffas. Även detta kan man få via Svenskakryssarklubben och/eller Oceanseglarklubben.

För att få använda VHF, kortvågsradio, AIS och EPIRB behövs en licens från Post och Telestyrelsen. Även ett VHF- och LRC-certifikat behövs. Till VHF, AIS, EPIRB och kortvågsradio behöver man ett MMSI (Maritime Mobile Service Identity) nummer. Detta nummer registreras på kapten hos Post & Telestyrelsen på hans VHF certifikat. Observera att denna registration måste göras innan man kan köpa ut sin EPIRB, då en kopia måste visas upp, EPIRB tillstånd. Man skall även anmäla EPIRB och kortvågsradio innehav till Sjöräddningscentralen MRCC i Göteborg, Anmälan EPIRB till MRCC.

Båtförsäkring krävs i många länder. Försäkringen måste också gälla för det område man ska segla i, dvs den vanliga båtförsäkringen man har i Sverige räcker inte. Pantaenius och Alandia tecknar långseglarförsäkringar.

Innan avresan ska någon i besättningen också ha tentat av kurserna för Förarintyg och Kanalintyg, vilka behövs i utländska farvatten.

Att allas pass och id-handlingar inte går ut under resan kan också vara bra att kontrollera. Att ha dubbla pass med sig kan också vara bra om ett skulle gå förlorat.